只有包含正確的信息內(nèi)容，一套CRM軟件才能體現(xiàn)其價值。老程序員都知道這么一句話，“垃圾進(jìn)、垃圾出”。
　　那么，你該如何避免不完整、不正確、不相關(guān)，或過期的數(shù)據(jù)被錄入到CRM系統(tǒng)中呢?
　　首先，你需要了解哪些人是CRM的主要用戶，然后制定一套數(shù)據(jù)錄入制度，并定義使用規(guī)則。比如：哪些用戶有系統(tǒng)訪問權(quán)限;哪些用戶能創(chuàng)建、添加、修改或刪除記錄?然后將此信息轉(zhuǎn)交給系統(tǒng)管理員來采取相應(yīng)的措施。
　　其次，建立一套制度，在創(chuàng)建記錄之前先檢查有沒有重復(fù)數(shù)據(jù)。在錄入數(shù)據(jù)時是否允許采用縮寫方式?比如IBM或I.B.M或International Business Machines Inc等。確保輸入的一致性能幫助你降低重復(fù)的幾率。
　　你的記錄及數(shù)據(jù)多久被創(chuàng)建或備份一次?你的客戶地址第一欄是統(tǒng)一填寫郵政地址，還是公司實際地址?
　　進(jìn)行拼寫檢查。當(dāng)有疑問時，及時向客戶確認(rèn)。確認(rèn)公司名的類型，比如LLC、Inc、PTY Ltd等。使用規(guī)則來創(chuàng)建新的檔案或用戶定義欄(UDF)。每當(dāng)需要建立新的UDF時，先要經(jīng)過許可。否則重復(fù)數(shù)據(jù)將會滲透到你的系統(tǒng)中。
　　確保email地址輸入正確。這是一個簡單，但卻常見的錯誤。如果你的軟件不支持，那就建立一套關(guān)于如何從郵件中創(chuàng)建記錄的制度。
　　誰負(fù)責(zé)備份數(shù)據(jù)庫?如果他缺勤或不在辦公室，誰來接替他的工作?多久做一次備份?用何種方式進(jìn)行備份?備份儲存在哪里?儲存位置或媒介是否安全?
　　一旦你建立了相應(yīng)的數(shù)據(jù)錄入制度，確保每名相關(guān)人員都了解并遵守該制度。如果有需要的話，每隔三個月或一定時期，就對制度進(jìn)行一次修訂。它能幫助你的員工了解公司想從數(shù)據(jù)中獲得哪些信息來進(jìn)行更為有效的市場活動，生成更加精確的報表。
　　不要因為數(shù)據(jù)質(zhì)量的問題，而導(dǎo)致CRM系統(tǒng)無法發(fā)揮應(yīng)有的價值。

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