一、首問語的設計與要求
　　首問語是話務員與客戶進行交流的第一次"親密接觸"，因此呼叫中心對首問語的設計與要求應該說是所有"關鍵點"中最重要的一個環(huán)節(jié)。對于首問語中的每一個用詞都應該仔細地進行斟酌。比如：有些呼叫中心會使用："您好，請問有什么可以幫到您？"作為電話服務的首問語，這時就會有部分客戶對此句中的"幫"字感到質(zhì)疑，他們常常會問："這是你的工作，怎么談得上是在幫我呢？"從中國語言文字的使用習慣上來講，使用"幫"這一字表明對方是處在"弱勢"或帶有些許"請求"的含義。那么對于一個服務型的呼叫中心來說，顯然，使用帶有"幫"字的首問語是略欠妥當?shù)摹＝ㄗh對于一個以呼入為主的呼叫中心來說，在設計首問語時，盡量采用一些不帶有歧義的字眼，如："您好，很高興為您服務。"、"您好，歡迎您致電XXX，希望我的服務能讓您滿意。"等等。
　　從心理學的"首因效應"中我們得知第一印象對人的影響力度。那么，當電話接通，客戶聽到話務員首問語的那一剎那時就有了第一印象的產(chǎn)生了，這個第一印象對整個通話過程都有著非常重要的影響。因此呼叫中心除了對首問語在選詞上要嚴格推敲之外，還應在話務員使用首問語的感情投入及發(fā)聲狀態(tài)上進行嚴格的要求。因此，"將熱情、主動的服務態(tài)度與微笑的語言通過首問語傳送給電話線那端的客戶"就成為公司對話務員使用首問語的具體要求了。
二、特殊語音背景下的處理方式
　　對于一個以咨詢?yōu)橹鞯暮艚兄行膩碚f，雖然每一個客戶所咨詢的問題和他問話的方式都有所不同，很難在通話過程中有效控制話務員的規(guī)范用語，但對于特殊語音背景下的電話處理方式卻可以統(tǒng)一，這也就是通過通話過程的關鍵點來規(guī)范話務員的處理方式，形成企業(yè)統(tǒng)一的風格，從而達到有效控制話務質(zhì)量的目的。通常會碰到的幾種特殊語音背景有：
（1）電話接通，話務員聽不到客戶的聲音時
　　有些條件允許的客服中心還可以作出更加完善的服務要求，如在查實通話出現(xiàn)故障的原因確實是因為呼叫中心話機或系統(tǒng)所導致，話務員應在3分鐘之內(nèi)根據(jù)系統(tǒng)所顯示的號碼給客戶回撥，為客戶提供及時的幫助。
（2）通話結(jié)束，客戶遲遲沒有掛機時
三、通話過程中關鍵環(huán)節(jié)的語言規(guī)范
　　在與客戶的整個電話交流過程中，我們還應該對通話過程中的關鍵環(huán)節(jié)作到細致的要求，以此來有效控制話務質(zhì)量。常見的通話過程中的關鍵環(huán)節(jié)有以下幾種：
（1）當話務員查詢信息需要客戶等待時
（2）當客戶等待結(jié)束時
（3）當查詢所需時間過長時
（4）當客戶沒有聽明白話務員所解釋的問題時
　　以上所列舉的一些狀況是電話服務過程中經(jīng)常出現(xiàn)的一些關鍵點，當然還有很多更細節(jié)的一些關鍵點需要不斷地去完善，在此筆者只是想將此種話務質(zhì)量有效控制與管理的思路與大家進行分享。

作者供稿 CTI論壇編輯